A instrução normativa número 79, de 14 de abril de 2020, publicada pelo Departamento Nacional de Registro Empresarial e Integração (DREI), foi instituída para consolidar entendimentos e dirimir dúvidas com relação a regulamentação da participação e votação à distância em reuniões e assembleias de sociedades anônimas fechadas, limitadas e cooperativas.
Para isso, foram criados dois tipos de votação à distância: a semipresencial e a digital. A diferenciação entre ambos os tipos decorre apenas do fato de a participação à distância na deliberação poder ser opcional ou não.
A votação e participação semipresencial ocorrerá quando os sócios ou associados puderem participar e votar presencialmente, no local físico da realização do conclave, mas também virtualmente.
Já a votação e participação digital depende da condição de existir apenas virtualmente, e para tal, é imprescindível que os sócios ou associados só possam participar e votar à distância. Nesses casos será considerada a sede da sociedade como o lugar em que ocorreu a deliberação.
A maneira pela qual vai se dar a participação é a mesma em ambos os casos: por meio de boletim de voto à distância e/ou mediante atuação remota via sistema eletrônico. Esse sistema eletrônico deve ser acessível, seguro e disponibilizado pela sociedade.
Importante atentar-se, porém, que essa instrução normativa não se aplica a reuniões e assembleias em que a participação e votação sejam exclusivamente presenciais.
As deliberações que dizem respeito a essa IN devem seguir normalmente suas disposições atinentes ao tipo societário, bem como normas de contrato e estatuto social.
Existem, porém, algumas complementações impostas pela instrução normativa, no que diz respeito a convocação, informações prévias e documentos de admissão, conforme a seguir.
Os documentos e informações a serem disponibilizados previamente ao conclave, devem obrigatoriamente ser disponibilizados por meio digital seguro.
O instrumento de convocação deve, obrigatoriamente, informar em destaque que a reunião ou assembleia será semipresencial ou digital, informando também a maneira pela qual os sócios ou acionistas poderão participar e votar à distância.
Essas informações devem ser divulgadas em anúncio de convocação de forma resumida, e o anúncio deverá indicar endereço eletrônico seguro e acessível onde as informações completas serão disponibilizadas.
A sociedade deverá listar no anúncio de convocação os documentos exigidos para que os acionistas, sócios, associados, ou até mesmo seus representantes legais, possam ser admitidos no conclave.
A sociedade pode solicitar o envio prévio dos documentos dos sócios, devendo ser permitido o protocolo eletrônico desses. O acionista poderá participar da assembleia ou reunião se apresentar os documentos solicitados em até 30 minutos antes do horário estipulado para a abertura dos trabalhos.
Quanto à presença na deliberação, essa está condicionada aos seguintes fatores: a) que a ela compareça o sócio ou se faça representar fisicamente; b) cujo boletim de voto à distância tenha sido considerado válido pela sociedade ou c) que pessoalmente ou por meio de representante registre o sócio sua presença no sistema eletrônico de participação e voto à distância.
Os livros societários concernentes e a ata da reunião ou assembleia poderão ser assinados isoladamente pelo presidente e secretário, que farão constar a presença dos sócios/associados.
No que diz respeito às atas dessas reuniões e assembleias e seus devidos registros, além dos requisitos originais, aprovados pela IN n.º 38 do DREI, devem constar os apresentados a seguir.
Na ata deve constar se a reunião foi semipresencial ou digital, devendo ser informada a forma pela qual se deu a participação e votação, conforme cada caso. Os membros da mesa deverão assinar a respectiva ata e consolidar a lista de presenças no mesmo documento.
Quando a ata não for elaborada em documento físico, pode ser assinada por meio de certificado digital pelos componentes da mesa, devendo ser declarado expressamente que foram cumpridos os requisitos da IN n.º 79. Além disso, a ata digital deve poder ser impressa em papel, de forma legível, a qualquer momento por quaisquer sócios, acionistas ou associados.
Importante ressaltar que as reuniões ou assembleias presenciais já convocadas poderão, em função do COVID-19, ser realizadas de forma semipresencial ou digital. Para isso devem (i) estar presentes, nos termos dessa instrução normativa, todos os sócios ou associados, ou (ii) devem declarar expressamente sua concordância pela alteração.